Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Introduction, objet et portée

1- La présente politique explique comment s'effectuent la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels au sein de la clinique La Place Chiropratique ou du cabinet du Dr Alexandre Loranger, chiropraticien, afin d'assurer le respect des exigences légales relatives à la protection des renseignements personnels. Elle englobe également la politique relative aux fichiers témoins lors de la navigation sur le site web : www.laplacechiropratique.com ainsi que les paramètres de consentement de ces fichiers témoins.

Collecte, utilisation, communication, conservation et destruction des renseignements personnels

Collecte

2- Fins de la collecte. La Place Chiropratique collecte et utilise les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses activités, notamment :

  1. Auprès de ses patients
    1. La date d'ouverture du dossier;
    2. Le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe;
    3. Une description sommaire des motifs de chaque consultation;
    4. Les radiographies, le cas échéant, et les résultats de tous les autres examens du patient effectués ou demandés par le chiropraticien;
    5. Le diagnostic de l'état du patient;
    6. Une description des services professionnels rendus et leur date;
    7. Les recommandations faites au patient;
    8. Les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus au patient;
    9. Les renseignements financiers relatifs au paiement des honoraires.
  2. Auprès de ses employés, fournisseurs et relations d'affaires
    1. Le prénom;
    2. Le nom;
    3. Le titre professionnel;
    4. Le numéro de téléphone d'affaire;
    5. Le numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant (si fourni par la personne concernée)
    6. L'adresse courriel professionnelle;
    7. L'adresse courriel personnelle, le cas échéant ( si fournie par la personne concernée);
    8. L'adresse postale professionnelle;
    9. Les renseignements financiers relatifs au paiement des salaires ou des honoraires

La Place Chiropratique pourrait recueillir tout autre renseignement personnel transmis par une personne au moyen de son formulaire de contact sur son site internet ou d'une adresse courriel de la clinique ou du chiropraticien.

3- La Place Chiropratique utilise les services de Jane App pour héberger les dossiers de ses patients. Jane App conserve, divulgue et protège les renseignements personnels conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité et conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité et conformément aux termes et conditions prévus au contrat conclu avec La Place Chiropratique. Ces renseignements personnels peuvent inclure votre nom complet, ainsi que votre courrier électronique, de même que tout renseignement mentionné à l'article 2a. de la présente politique. Vous avez le droit en tout temps de demander la rectification et le retrait de vos renseignements personnels conservés par Jane App selon les modalités de sa politique de confidentialité.

4- Méthode et source de la collecte. Les renseignements personnels sont généralement recueillis par La Place Chiropratique (ou le chiropraticien) directement auprès des personnes concernées et avec leur consentement. La Place Chiropratique peut recueillir des renseignements personnels à l'insu et sans le consentement de la personne concernée dans des circonstances limités et autorisées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Navigation sur notre page web

5- Collecte de données auprès des navigateurs de notre site web :
www.laplacechiropratique.com

Afin d'enrichir l'expérience de navigation, notre site web recourt à des fichiers témoins (cookies). Il s'agit de petits fichiers texte qui sont conservés sur le dispositif de la personne qui navigue sur notre site web. Ils nous permettent de collecter des renseignements tels que;

  1. Les pages visitées;
  2. La durée de la visite;
  3. Vos préférences linguistiques;

Ces données nous aident à décortiquer les tendances, à optimiser notre site et à vous offrir un contenu personnalisé.

Il est possible de choisir d'accepter ou de refuser les témoins à l'aide de notre bandeau de consentement à l'arrivée sur notre site web. Il est également possible d'activer et de désactiver l'utilisation des témoins en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur (Chrome, Firefox, etc.). Cependant, veuillez noter que désactiver les cookies pourrait limiter certaines fonctionnalités de notre site web.

6- Définition des différents fichiers témoins utilisés

  1. Témoins fonctionnels
    Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du site web. Ils sont généralement créés en tant que réponse à des actions que vous avez effectuées sur le site web, telles que l'enregistrement de vos préférences en matière de confidentialité ou le remplissage de formulaires. Ces cookies ne stockent aucune information permettant de vous identifier personnellement.
  2. Témoins de statistiques
    Ces cookies collectent des informations sur la façon dont vous utilisez le site web, les pages que vous avez visitées et les liens sur lesquels vous avez cliqué. Ces données nous permettent de mesurer et d'améliorer les performances du site web. Les données sont anonymisées et ne peuvent pas être utilisées pour vous identifier.
  3. Témoins de marketing

    Ces cookies peuvent être mis en place sur le site web par nos partenaires publicitaires ou par l'intégration de fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux. Ils peuvent être utilisés par ces sociétés pour établir un profil de vos intérêts afin de vous proposer des publicités personnalisées sur d'autres sites web.

    Nous vous encourageons à consulter régulièrement la politique de confidentialité de ces réseaux sociaux, car elle peut être sujette à des modifications, afin de comprendre comment vos données sont utilisées via ces cookies. Il est important de noter que la plupart de ces réseaux sociaux sont basés ailleurs qu'au Canada.

  4. Témoins de sécurité

    Dans le but de prévenir la fraude et protéger nos systèmes, les formulaires du site web peuvent être protégés par la technologie Google ReCaptcha. Cet outil, qui fait usage de cookies, collecte des données sur la façon dont un utilisateur interagit avec le site web. La façon dont l'utilisateur navigue sur le site avec sa souris, la façon dont il clique entre les contenus, le temps qu'il prend pour effectuer des tâches et l'appareil qu'il utilise sont quelques exemples des données collectées. L'analyse de celles-ci permet à l'outil de déterminer la probabilité que l'utilisateur soit un robot ou non. Ces données peuvent être partagées avec d'autres produits et services de la société américaine Google.

7- Activer/désactiver et supprimer les fichiers témoins

Vous avez la possibilité de gérer vos cookies par l'intermédiaire de vos navigateurs sur vos différents dispositifs. La plupart des navigateurs acceptent par défaut l'installation de cookies. Toutefois, vous pouvez configurer ceux-ci afin de rejeter tous les cookies systématiquement ou de spécifier la source de ceux que vous désirez accepter. Vous pouvez également demander à votre navigateur de supprimer vos cookies automatiquement à la fermeture de celui-ci ou procéder régulièrement à leur suppression de façon manuelle. Il est à noter que la configuration de chaque navigateur est différente, n'hésitez pas à consulter le menu d'aide de ceux-ci.

8- Consentement de l'utilisation des fichiers témoins

Lors de votre première visite sur ce site web, un bandeau de consentement s'affichera pour vous expliquer l'utilisation dont nous faisons des cookies. En cliquant sur « Accepter », vous consentez à l'utilisation de tous ces cookies ainsi qu'à la politique actuelle en matière de cookies. Dans ce bandeau, vous pouvez également « Refuser » tous les cookies non essentiels au fonctionnement de ce site web ou encore « Gérer vos préférences » en acceptant certaines catégories de cookies. Vous pouvez modifier votre consentement à tout moment.

9- Tierces parties

Nous avons établi des accords concernant l'utilisation de cookies avec d'autres entreprises qui placent des cookies. Néanmoins, nous ne pouvons pas assurer que ces tierces parties gèrent vos données personnelles de manière fiable ou sécurisée. Certaines de ces parties, telles que Google et les réseaux sociaux, sont à considérer comme des entités indépendantes en matière de traitement des données. Nous vous conseillons vivement de consulter les déclarations de confidentialité de ces entreprises.

Communication

10- Général. La Place Chiropratique (ou le chiropraticien) ne communique aucun renseignement personnel qu'elle détient à un tiers sans le consentement de la personne visée par le renseignement personnel sauf si;

  1. Il s'agit de coordonnées d'affaire dont la communication est raisonnable dans le cadre de ses activités;
  2. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour que La Place Chiropratique (ou le chiropraticien) se conforme à ses obligations légales;
  3. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour éviter un préjudice sérieux à la personne visée par le renseignement.

11- Communication à un fournisseur de La Place Chiropratique.

La Place Chiropratique ( ou le chiropraticien) ne peut communiquer de renseignements personnels à un fournisseur de services à moins que le traitement des renseignements personnels ne soit régi par un contrat approprié approuvé par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

12- Communication à l'extérieur du Québec. La Place Chiropratique (ou le chiropraticien) ne communique généralement pas de renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Advenant que ce soit le cas, et avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec (incluant une autre province canadienne). La Place Chiropratique doit s'assurer que les renseignements personnels communiqués bénéficieront d'une protection adéquate.

Conservation et destruction

13-Les renseignements personnels informatisés détenus par La Place Chiropratique sont conservés au moyen d'une base de données protégée par des mesures de sécurité informatique et organisationnelle raisonnables.

14-La Place Chiropratique conserve les renseignements personnels qu'elle détient pendant une durée de sept années après leur dernière utilisation sauf lorsqu'une durée de conservation différente est prévue par la loi.

15-Après l'expiration de leur délai de conservation, les renseignements personnels sont détruits à moins que des limitations sur le plan informatique ne forcent leur conservation ou à moins qu'ils ne soient transmis à une personne ou à un organisme qui les utilisera sous forme dénominalisée à des fins d'étude, de recherche ou de statistique.

Sécurité des renseignements personnels

16-La Place Chiropratique prend des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous sa responsabilité.

17- Accès limité. Les membres du personnel de La Place Chiropratique ne peuvent accéder qu'aux renseignements personnels dont ils ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.

18- Mesures de sécurité physiques. Le personnel de La Place Chiropratique prend les mesures nécessaires pour protéger les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels.

19- Mesure de sécurité technologiques. Le personnel de La Place Chiropratique doit notamment se conformer aux mesures de sécurité suivantes;

  1. Chiffrer les documents qui contiennent des listes de renseignements personnels;
  2. Utiliser un mot de passe pour accéder aux bases de données contenant les renseignements personnels et;
  3. Changer les mots de passe sur une base régulière.

20- Mesure de sécurité administratives. La Place Chiropratique met en œuvre les mesures de sécurité suivantes;

  1. Toute personne ayant accès aux renseignements personnels détenus par La Place Chiropratique doit signer un engagement de confidentialité;
  2. Le personnel reçoit des formations en matière de sensibilisation aux risques de sécurité de l'information.

Accès aux renseignent personnels et rectification

21- Les renseignements personnels recueillis par La Place Chiropratique (ou le chiropraticien) sont accessibles à sa principale place d'affaire. La personne concernée par ces renseignements peut y accéder sur demande sur place ou par la poste.

22- La Place Chiropratique (ou le chiropraticien) répond aux demandes des personnes qui souhaite accéder aux renseignements personnels que La Place Chiropratique détient à leur sujet, en leur donnant accès à ces renseignements, en les rectifiant lorsqu'ils sont inexacts ou incomplets, en assurant leur portabilité le cas échéant, en les détruisant lorsque leur conservation n'est plus nécessaire ou en les désindexant.

23- Une personne concernée par un renseignement personnel détenu par La Place Chiropratique peut lui demander de :

  1. Confirmer l'existence du renseignement et d'en transmettre une copie à elle ou toute personne qu'elle autorise;
  2. Rectifier les renseignements inexacts, incomplets, équivoques ou encore ceux qui sont collectés, communiqués ou conservés d'une manière qui n'est pas autorisée par la présente politique ou par une loi;
  3. Supprimer les renseignements périmés ou non pertinents.

Gouvernance

Responsable de la protection des renseignements personnels

24-Alexandre Loranger est responsable de la protection de renseignements personnels auprès de La Place Chiropratique. Il peut être contacté à l'adresse courriel ou à l'adresse postale suivante 1871, rue Galt Sherbrooke (QC) J1K 2S4

Rôle et responsabilité des membres du personnel

25-Tous les employés de La Place Chiropratique sont tenus de respecter la présente politique, ainsi que les lois , règlements et obligations contractuelles applicables lorsqu'ils traitent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels détenus par La Place Chiropratique.

Plaintes

26-Toute personne peut porter plainte concernant la protection des renseignements personnels détenus par La Place Chiropratique en s'adressant au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse courriel ou postale mentionnée au paragraphe 19 de cette politique.

27-Le responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre au plaignant dans les 30 jours de la réception d'une plainte.

Procédure de gestion des incidents de confidentialité

28-Advenant un incident de confidentialité, La Place Chiropratique ou le chiropraticien s'engage à;

  1. Identifier la cause de l'incident;
  2. Remédier à l'incident
  3. Diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et;
  4. Éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

Registre des incidents de confidentialité

29-Le responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des incidents de confidentialité.

Questions

30-Toute question relative à la présente politique devrait être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels de La Place Chiropratique au courriel ou à l'adresse postale suivante 1871, rue Galt Sherbrooke (QC) J1K 2S4

Dernière mise à jour : 21 septembre 2023 – Modèle basé sur l'exemple proposé de l'Association des Chiropraticiens du Québec pour les membres de cette association –

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